De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Buitenlandse Zaken over het rapport van de Algemene Rekenkamer «Resultaten verantwoordingsonderzoek 2014 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)» (Kamerstuk 34 200 V, nr. 2).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 5 juni 2015. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

Vraag 1

Wat is de reden dat de invulling van de bezuinigingen aan de directies en ambassades zelf wordt gelaten?

Vraag 2

Op welke wijze wordt er door u gestuurd op de invulling van de bezuiniging ter hoogte van 80 miljoen euro?

Antwoord 1 en 2

De invulling van de bezuinigingen wordt niet door de directies en posten bepaald. Ik heb inhoudelijke en budgettaire kaders gesteld en resultaten benoemd in de brief «Voor Nederland, wereldwijd; Samen werken aan toonaangevende diplomatie». De organisatie heeft deze ingevuld. De voortgang van de Modernisering Diplomatie, inclusief de afgesproken bezuinigingen, wordt door de departementsleiding strak gemonitord.

Vraag 3

Wat is de reden dat het automatiseringssysteem voor het digitaal aanvragen en betalen van visa en paspoorten nog niet is opgeleverd? Wanneer verwacht u dat dit alsnog zal gebeuren?

Antwoord 3

In de context van het complexe Schengen visumproces kost het tijd om een goede applicatie te ontwikkelen. Binnen de bestaande ICT raamovereenkomst is dat helaas niet gelukt. BZ heeft eind 2014 het contract met de leverancier opgezegd vanwege gebrek aan vertrouwen dat deze alsnog binnen acceptabele tijd een werkende en duurzame oplossing zou kunnen leveren. Met dat besluit geeft BZ invulling aan haar professioneel opdrachtgeverschap en handelt zij geheel in lijn met de aanbevelingen van de Parlementaire Onderzoekcommissie ICT. Momenteel oriënteert BZ zich op alternatieven, waarbij naast digitalisering ook de inzet van externe dienstverleners zal worden geïntensiveerd. Dit traject zal gedurende dit jaar en 2016 gefaseerd worden geïmplementeerd.

Vraag 4

Welke stappen gaat u nemen om de digitale archivering te verbeteren?

Antwoord 4

Om de digitale archivering te verbeteren is een plan van aanpak met verbeteracties opgesteld. Naast een groot aantal archiefinhoudelijke maatregelen is inmiddels een organisatiebrede bewustwordings- en opleidingscampagne gestart om de kennis en vaardigheden van medewerkers te versterken. Ook wordt momenteel een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer uitgewerkt op basis waarvan meer gericht kan worden gestuurd op de digitale archivering.

Vraag 5

Op welke wijze wilt u de cultuuromslag bewerkstelligen die de Algemene Rekenkamer (ARK) aanbeveelt inzake de omgang met vertrouwelijke informatie?

Antwoord 5

Onderdeel van het verandertraject Modernisering Diplomatie is aandacht voor de veranderende wijze van omgang met (gerubriceerde) informatie in de steeds sneller veranderende cyberwereld en haar bedreigingen. Hiervoor is het project iBewustzijn van start gegaan. De doelstelling van het project is om het informatiebeveiligingsbewustzijn van alle BZ-medewerkers te vergroten.

Vraag 6

Kunt u inzicht verschaffen in de structurele kosten van de vastgoedportefeuille?

Antwoord 6

De kosten die in 2014 zijn gemaakt tbv vastgoed en huisvesting zijn als volgt:

Vraag 7

Wanneer gaat u een strategische visie ontwikkelen op het vastgoedbeleid en -beheer, zoals de ARK aanbeveelt?

Antwoord 7

De ontwikkeling van een visie is reeds gaande. Dit betreft de vertaling van de modernisering van de diplomatie naar een nieuw huisvestingsbeleid en -beheer, waarbij functionaliteit en doelmatigheid de uitgangspunten zijn.

Vraag 8

Kunt u aangeven hoe de vastgoedportefeuille van het ministerie zich (naar verwachting) zal ontwikkelen in de komende jaren?

Antwoord 8

Op de lange termijn zal de omvang van de vastgoedportefeuille naar verwachting krimpen als gevolg van de doorwerking van het nieuwe huisvestingsbeleid ten aanzien van de omvang en inrichting van gebouwen (functioneel en doelmatig). Daarnaast zijn andere ontwikkelingen van invloed op de vastgoedportefeuille. Dit zijn organisatorische ontwikkelingen als gevolg van beleidskeuzes zoals bijvoorbeeld het openen of sluiten posten, dan wel de krimp of uitbreiding van posten, en technische ontwikkelingen (bijvoorbeeld ICT en bouwtechniek).

Vraag 9

Kunt u concreet toelichten op welke wijze u gaat samenwerken met het Rijksvastgoedbedrijf teneinde het vastgoedbeleid en -beheer te verbeteren?

Antwoord 9

Er is een bestaande samenwerking tussen het RVB en BZ. De rijksbouwmeester wordt betrokken bij grote (nieuw)bouwprojecten en maakt gebruik van de expertise van het RVB bij grote verkopen. Daarnaast is mijn ministerie voornemens het RVB te vragen de kostenstructuur van de vastgoedportefeuille tegen het licht te houden. Er zal worden gezocht naar een uitwisseling van kennis en ervaring. Hierbij wordt rekening gehouden met de specifieke kenmerken van de vastgoedportefeuille van BZ (zoals de wereldwijde spreiding) en met lokale omstandigheden (zoals de culturele gebruiken, bouwcultuur, veiligheidssituatie, markten).

Vraag 10

Op welke wijze zoekt het Ministerie van Buitenlandse Zaken aansluiting bij het Rijksvastgoedbedrijf aangaande het financieel sturen op vastgoed?

Antwoord 10

BZ is voornemens daar waar mogelijk samen te werken met het RBV. De samenwerking wordt enigszins beperkt omdat het RBV werkt volgens een baten-lastenstelsel, daar waar BZ werkt met een kas-verplichtingenstelsel. In laatstgenoemd stelsel ontbreekt een waarderingssystematiek waarbij de boekwaarde op de balans zichtbaar is.

Vraag 11

Acht u het billijk dat er verschillen mogelijk zijn en bestaan in de vergoedingen voor uitgezonden medewerkers op posten? Zo ja, kunt u uw antwoord toelichten?

Antwoord 11

Ik streef er al lange tijd naar dat alle ambtenaren op de posten dezelfde buitenlandvergoedingen krijgen voor zover sprake is van uitzending onder gelijke omstandigheden, waarbij het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007 het kader vormt voor alle ambtenaren. Daarover heb ik de afgelopen jaren met de andere ministeries goede afspraken gemaakt die in de praktijk worden nageleefd.

Ambtenaren van mijn ministerie worden in de regel aangesteld voor een internationale loopbaan uit hoofde waarvan zij afwisselend in Nederland en in het buitenland werkzaam zijn. Daarop zijn hun vergoedingen afgestemd, ook de door de Algemene Rekenkamer genoemde vergoedingen voor internationaal onderwijs van kinderen en huisvesting na terugkeer in Nederland. Aangezien ambtenaren van andere overheidsorganen veelal slechts een enkele keer in hun loopbaan werkzaam zijn op een post, plegen zij deze twee vergoedingen slechts gedeeltelijk van hun werkgever te ontvangen. De ongelijke omstandigheden waaronder de uitzendingen plaatsvinden, rechtvaardigen naar mijn mening dit verschil.

Daarnaast worden in enkele gevallen vanwege zeer bijzondere omstandigheden met uitgezonden ambtenaren individuele afspraken gemaakt over enigszins afwijkende vergoedingen. Indien dit ambtenaren van andere overheidsorganen betreft, pleegt hun werkgever dat vooraf goed af te stemmen met 3W, het dienstonderdeel van mijn ministerie dat de buitenlandvergoedingen vaststelt voor alle werkgevers met uitgezonden ambtenaren op de posten.

Vraag 12

Op welke wijze wilt u informatiebeveiliging gaan prioriteren?

Vraag 13

Kunt u concreet aangeven wat het Ministerie van plan is te doen om de informatiebeveiliging beter op orde te krijgen? Welke stappen zijn daarbij reeds gezet?

Antwoord 12 en 13

Vanaf begin 2015 is de samenwerking tussen de functionarissen van verschillende onderdelen die belast zijn met informatiebeveiliging verder geïntensiveerd. De personele capaciteit voor informatiebeveiliging wordt uitgebreid, waarmee de afhankelijkheid van externe medewerkers wordt gereduceerd. Over de afronding van het project Verbetering informatiebeveiliging bent u eind maart geïnformeerd (Kamerstuk 34 000 V, nr. 62). De uitvoering van het BZ verbeterplan BIR (Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst) is inmiddels gestart. Ook is de BZ-brede campagne iBewustzijn gestart, zie ook mijn antwoord op vraag 5.

Vraag 14

Kunt u in het licht van de opmerkingen van de ARK toelichten waarom in de suppletoire begroting geen rekening is gehouden met een mogelijke naheffing?

Antwoord 14

In de bestuurlijke reactie bij het rapport van de Algemene Rekenkamer is deze toelichting reeds gegeven:

Op basis van wijzigingen in statistische gegevens zoals een bronnenherziening kan een mogelijke bruto naheffing worden voorzien. Het uiteindelijke netto effect van een dergelijke naheffing is echter afhankelijk van de wijziging van het BNI in andere lidstaten. Zonder gegevens over de bijstelling van de BNI-cijfers voor andere lidstaten is de precieze omvang van de Nederlandse nabetaling niet te bepalen. Dat geldt ook voor de omvang van een reservering van financiële verplichtingen. In het geval dat wijzigingen in de statistische gegevens daartoe aanleiding geven, worden deze betrokken in het reguliere begrotingsproces.

Ik verwijs hierbij ook naar de antwoorden op diverse Kamervragen over de naheffing, waaronder de vragen die op 11 november 2014 zijn beantwoord door de Minister van Financiën (Kamerstuk 21 501-03, nr. 8).

Vraag 15

Op welk punt verschillen Nederland en de Europese Commissie met elkaar van mening over de wijze waarop in Nederland de domiciliëringsprocedure wordt toegepast precies (welke handelingen waarvan wordt afgezien leiden tot het meningsverschil)?

Antwoord 15

Nederland verschilt op de volgende punten met de Europese Commissie van mening met betrekking tot de toepassing van de domiciliëringsprocedure.

Bij de domiciliëringsprocedure moet de vergunninghouder (1) douane in kennis stellen van de aankomst van de goederen teneinde vrijgave van de goederen te krijgen en (2) de goederen inschrijven in zijn administratie. In bepaalde door de aard van de betrokken goederen en de snelle opeenvolging van de verrichtingen gerechtvaardigde bijzondere omstandigheden kan de vergunninghouder ontslaan van de verplichting de douane van iedere aankomst van goederen in kennis te stellen.

De Nederlandse douane ontslaat in praktijk iedere vergunninghouder onder voorwaarden van de verplichting iedere aankomst van goederen ter kennis te stellen zonder dat specifiek naar de betrokken goederen en opeenvolging van de verrichtingen wordt gegeven. Deze praktijk is gebaseerd op onder meer de volgende argumenten.

• 1. Eisen gesteld aan de administratieve organisatie en interne beheersing van de Nederlandse vergunninghouders maken het mogelijk, ongeacht de aard van de goederen, de regelmatigheid van de handelingen en verrichtingen te controleren;

• 2. De regelmatigheid van de verrichtingen en handelingen bij de domiciliëringsprocedure wordt gecontroleerd via passende op risicoanalyse gebaseerde controlemaatregelen;

• 3. Er is geen sprake van een onherroepelijke vrijstelling. De vergunning maakt het mogelijk op ieder moment en zonder specifieke aanleiding structureel of tijdelijk een melding van aankomsten van goederen voor te schrijven aan de vergunninghouder;

• 4. De vergunninghouder verstrekt op verzoek die inlichtingen aan de douaneautoriteiten die ze noodzakelijk achten om in voorkomend geval het recht om de goederen aan een onderzoek te onderwerpen te kunnen uitoefenen

De Nederlandse douane is hiermee van mening dat (financiële) risico's op een adequate en toereikende manier zijn afgedekt

De Europese Commissie is van mening dat de toepassing van de domiciliëringsprocedure en de wijze waarop deze toepassing in Nederland wordt gecontroleerd niet volledig in overeenstemming is met de Europese wetgeving en met de noodzaak om een adequate bescherming van de financiële belangen van de EU te waarborgen. De Europese Commissie stelt dat in Nederland vrijstellen van het vooraf in kennisstellen van douaneautoriteiten altijd wordt toegekend en geen uitzondering is. In veel onderzochte gevallen waren de voorwaarden voor het verlenen van vrijstelling voor het indienen van voorafgaande kennisgevingen niet vervuld, en nooit waren deze voorwaarden gedocumenteerd. De goederenbeschrijvingen in de vergunningen zijn volgens Europese Commissie vaak onvoldoende om het potentiële risico te beoordelen (meestal ontbreken GN-codes) en de procedure wordt ook toegepast op goederen die echt om een minimum aan fysieke controles vragen, zoals textiel, schoenen en levensmiddelen. Nederland deelt deze zienswijze niet omdat er juridisch maar beperkte eisen gesteld worden aan de vrijstelling van kennisgeven en van mening is dat aan die eisen wordt voldaan. De Europese Commissie heeft nooit gesteld of vastgesteld dat de door Nederland gehanteerde werkwijze geleid heeft tot verminderde heffing van invoerrechten.

Vraag 16

Hoe worden de problemen rondom ICT verklaard?

Antwoord 16

BZ heeft in 2014 enkele grote ambities ingezet op het terrein van de ICT. In lijn met de Rijksbrede ontwikkelingen naar de vorming van Shared Services Organisaties heeft BZ ervoor gekozen om eind 2014 een aanzienlijk deel van de eigen IT-organisatie over te dragen aan BZK en een daarop aansluitende regie-organisatie in te richten binnen BZ. Tegelijk werkt BZ aan haar moderniseringsagenda, onder andere door de IT-dienstverlening daaraan maximaal ondersteunend te laten zijn. Deze ingrijpende ontwikkelingen zijn complex en vereisen – uiteraard – een passende organisatie-inrichting en heldere governance. De veranderingen zoals ingezet in 2014 beginnen in 2015 duidelijk vruchten af te werpen. Met de regie-organisatie wordt de aansturing van interne en externe dienstverleners en de aansluiting op de behoefte vanuit het primaire proces end-to-end ingericht. De komende maanden wordt deze reorganisatie afgerond.

Vraag 17

Welke verbeteracties stelt u voor om te bewerkstelligen dat de afdrachten aan de Europese Unie vervolgens ook rechtmatig worden besteed?

Vraag 18

Welke mogelijkheden heeft Nederland om een rechtmatige besteding van afdrachten aan de Europese Unie te bevorderen? Op welke wijze wordt hieraan invulling gegeven?

Antwoord 17 en 18

Het kabinet bevordert de rechtmatigheid van Nederlandse afdrachten aan de EU via nationale verantwoording en controles door onder andere de Audit Dienst Rijk (ADR). De Europese Rekenkamer (ERK) controleert op EU-niveau jaarlijks ook de afdrachten. Zowel over de rechtmatigheid van de afdrachten als over de inrichting van de controlesystemen is het eindoordeel van de Europese Rekenkamer positief. Op sommige deelgebieden worden wel aanbevelingen ter verbetering gegeven die betrekking hebben op incidentele tekortkomingen. De Europese Commissie is daarvoor de eerstverantwoordelijke instantie.

Voor wat betreft verbetering van de bestedingen heeft Nederland zich met succes ingezet voor het introduceren van verplichte beheersverklaringen met onafhankelijke audit opinie door lidstaten. Het komt nu aan op correcte implementatie van deze nieuwe verantwoordingsverplichtingen. Voor een uitgebreide uiteenzetting van de inzet van het kabinet op dit punt verwijs ik graag naar Kamerstuk 24 202, nr. 32. Nederland zal, zolang dat nodig is, blijven pleiten voor betere verantwoording door lidstaten, voor meer transparantie in de vorm van heldere en geordende landenspecifieke informatie (zoals foutenpercentages), voor betere kwaliteit van regelgeving c.q. vereenvoudiging, en voor meer aandacht voor doeltreffendheid. Dit is overigens in lijn met de ambities van de nieuwe Commissaris Georgieva (EU-begroting) die zich daarnaast voorstander heeft betuigd van de vrijwillige nationale verklaring.